Stora vinster för ett stort laboratorium

Situation

En kund i petrokemi-branschen med ett stort laboratorium upplever allt större frustration över sin IT-miljö. Personalen i labben har dagligen problem med att inte kunna skriva ut resultat eller hitta datafiler. Det beror till en stor del på att de instrument och datorer som används på labbet inte är kopplade till den IT-miljö där kontorsskrivare och filkataloger för dokument finns.

Företaget har väl fungerande processer för den del av IT-miljön som förvaltas av IT-avdelningen. Så är dock inte fallet för instrumenten och datorerna på labbet där alla anställda får vara sina egna service-tekniker. De behöver lägga alltför mycket tid på att reda ut teknikstrul istället för att arbeta med sin kärnverksamhet.

Komplicerade felsökning

När instrument på labbet inte fungerar kontaktas externa leverantörer. Ett av problemen med miljön är att det är mycket komplicerat att felsöka instrument med distansuppkoppling. Då labbet har många utländska leverantörer tar det tid att få en tekniker på plats. Felen innebär höga kostnader både för utebliven provanalys med instrument som inte kan användas och för inresande teknisk expertis.

Säkerhetsrisk

En annan nackdel med att labbets IT-miljö inte hanteras efter företagets övriga IT-riktlinjer är att programuppdateringar av till exempel antivirus inte görs efter en fastställd plan. Det innebär en säkerhetsrisk och när labbnätet inte är ihopkopplat med övrig verksamhet får information som behöver lagras på filservrar flyttas ut manuellt. Resultat i dokument från labb-datorerna som ska sparas och analyseras måste flyttas till kontorsdatorerna på USB-stickor. Det är ett osäkert och tidskrävande jobb.

Efter att en dator fått virus från en USB-sticka, vilket resulterat i dataförlust, bestämmer sig ledningen för att ta tag i problemen och undersöka hur de ska kunna få IT-miljön att stödja verksamhets-processerna istället för att stjälpa dem.

Utmaning

Vägen till att få en bra IT-miljö på labben kantas av en hel del hinder. Vissa instrument på labbet styrs av programvara som använts mycket länge och är enbart kompatibla med operativsystem som inte längre supporteras. Datorerna som nyttjas har komponenter som när som helst kan gå sönder. De två huvudutmaningar är:

(1) Hur hanterar man outbytbara instrument med gamla operativsystem? – Det är mycket kostsamt att byta ut instrumenten och i vissa fall är det inte ens möjligt då det inte finns motsvarande utrustning med nyare programvara. Risken är dock mycket stor att de gamla datorerna som kör programvaran går sönder. Eftersom operativsystemet är så pass gamla kan inte IT-avdelningen lyfta in dem som en del i övrig IT-miljö för exempelvis backup rutiner.

(2) Datahantering måste effektiviseras – Utmaningar runt labbinformation från provtagning är bland annat att den är sparad på en rad olika diskar som inte följer en gemensam struktur. Det är svårt att hitta dokumenten. Då användarna nyttjar olika konton på labbet och i kontorsnätverket går spårbarhet förlorad. Labbdata som ska visas för en annan avdelning måste mailas eller skrivas ut på papper eftersom man inte har möjlighet att digitalt flytta data mellan avdelningar.

Lösning

PlantVision fick på uppdrag av kunden genomföra en lägesanalys med förslag på förändringar. Analysen omfattade labbens IT-infrastruktur avseende datorer kopplade till instrument, nät och backuprutiner. Efter att förslaget presenterats genomfördes två olika projekt; ett gällande virtualisering och sammankoppling av nät och ett gällande hantering av labbdata i ett LIMS-system.

Virtualisering

Gällande virtualiseringen användes en nätverksansluten plattform som IT-avdelningen hade driftsansvar för. Det gamla operativsystemet där programvaran för instrumenten var installerad kunde därigenom paketeras och köras på ny maskinvara som dessutom hade en fungerande backup-rutin. All information på de gamla labbdatorerna flyttades med in till den virtuella servern och gamla maskiner kunde därigenom fasas ut.

All nätverksuppkopplad labbutrustning anslöts till ett nytt labbnätverk. Det sammankopplades med ett servicenät där LIMS-programvara, filserver och skrivare fanns tillgängligt. Genom en extern uppkoppling mot servicenätet kan nu enskilda instrument i labbet nås utifrån utan att ge tillgång till all labbutrustning. Det gör att externa leverantörer kan felsöka, nå information och även uppdatera programvara i labbet utan att vara fysiskt på plats. Genom att bara öppna dessa externa ingångar vid behov blir säkerheten mycket hög. En annan positiv effekt av denna lösning är att även personal inom företaget kan arbeta i labbet utifrån.

Laboratorieinformation

För det andra projektet gällande hantering av data behövde varje process kartläggas gällande vilken data som produceras och hur det ska hanteras. Så mycket som möjligt av resultatet bör sparas i företagets LIMS-system så att all information runt prover är lätt att hitta. Inom projektet kartlades en process som senare kunde användas som mall.

Då hanteringen av labbinformationen beror på många personers arbetssätt kom kunden och PlantVision tillsammans fram till att små förändringar några gånger per år var rätt väg att gå. Att ändra all hanteringen av resultaten vid samma tillfälle skulle ge en negativ påverkan på effektiviteten och det skulle vara mycket svårt att på ett framgångsrikt sätt förändra och utbilda all personal om de nya rutinerna skulle vara alltför omfattande.

Resultat

Efter genomförd virtualisering av labbets datorer har labbpersonalen större utrymme att jobba med sin kärnverksamhet och fokuserar nu mer på hur de ska kunna förbättra arbetsprocesserna på labbet. Genom att ha fungerande backuprutiner och en återställningsplan för hur ett data-haveri ska hanteras är labbets data säkrat.

De förut så frekvent använda USB-stickorna är borta från labbets arbetsprocesser. I och med att labbets data är centraliserad förenklas integration med andra system vilket öppnar nya möjligheter i företagets digitaliseringsprocess. Vid en eventuell inspektion av en myndighet går det numera lätt att få fram önskade prover.

Gällande IT-miljön så finns det numera en standardplattform som harmoniseras med övrig IT-miljö på företaget. Backuper tas och processen för systemåterställning är testad för labbets IT-miljö. Det gör att utrustningen kan supporteras av IT-avdelningen. I korthet uppnåddes följande:

  • Labbmiljön är numera robust och felsäkrad
  • Arbetssätt för backup och systemåterställning är standardiserade
  • Möjlighet att på ett säkert sätt arbeta med labbinstrument med extern uppkoppling eller från kontorsmiljö
  • Labbpersonalen får ägna sig åt sin kärnverksamhet och slipper hantera dagliga IT-frågor
  • Personalen har enkel tillgång till sin data som är samlad vilket möjliggör integration med exempelvis affärssystem
  • Spårbarheten av data har ökat vilket underlättar för framtida inspektioner
  • Ökat utbyte av tidigare investeringar i system och infrastruktur genom ökad integration

Några månader efter att förändringsprojektet sjösattes konstateras att dessa resultat lett till lägre kostnader för systemförvaltning och det visade sig att uppkoppling av labbsystemen möjliggjorde en ökad nyttjandegrad av existerande infrastruktur, stora positiva förändringar kunde uppnås utan att introducera nya system och komplicera förvaltningen.

Josefin Nilsson
Josefin NilssonSeniorkonsult
Tel: +46 (0)31 380 21 17

Om PlantVision IT-infrastruktur

PlantVision Infrastruktur kan ge stöd i eller driva projekt där krav behöver formuleras för en förbättrad IT-lösning för produktion och labb. Vi har också på ett mycket framgångsrikt sätt drivit faser som design, installation och konfiguration av nya eller befintliga IT-system. Med djupa kunskaper i att arbeta i regulatoriska miljöer är PlantVision infrastruktur mycket vana vid testning och att hantera dokumentation.