Situation

Ett verkstadsbolag som levererar processanläggningar använder COMOS för detaljkonstruktion av process, rör, el, instrumentering. En viktig del av alla leveranser är dokumentation från hela system ner till specifika komponenter. Dessa ska sättas ihop till anpassade dokumentationspaket, som sedan skickas till montage, leverantörer och kunder via affärssystemet SAP.

Utmaningar

  • Det måste finnas en applikation som hjälper till att ”bunta” ihop valda dokument till ett visst dokumentationspaket.
  • Dokumentationspaketet ska generera en sammanslagen PDF som underlag för granskning och leverans. De olika dokumenten ska komma i rätt ordning och det ska finnas en automatisk innehållsförteckning.
  • Det ska finnas ett internt workflow för utgivning, granskning och godkännande av dokumenten. Detta måste fungera ”remote” då många är på uppdrag i olika delar av världen.
  • Internt godkända dokument ska automatiskt skickas till SAP.
  • Unika dokumentnummer och annan metadata ska synkroniseras med SAP.

Lösning

En applikation byggdes i COMOS för att sammanställa dokument med hjälp av ”drag and drop” funktionalitet. Metadata för individuella dokument och det sammanslagna dokumentpaketet konfigurerades upp i ett ”dokumentkort”. Detta hanterade kommunikationsgränssnitt mot överordnat SAP system.

COMOS har ett inbyggt revisionshanteringssystem med gransknings- och godkännande förfarande som utnyttjades.

COMOS skapar upp individuella PDF:er för varje dokument. Innehållsförteckningen uppdateras automatiskt baserat på verkliga metadata. Hopslagning av de enskilda PDF:erna till en gemensam PDF görs med en inbyggd funktion.

COMOS har ett gränssnitt ”out-of-the-box” mot SAP som är xml-baserat. Detta konfigurerades upp för att anpassas till aktuell lösning.

Resultat

  • Sammanslagning av dokument gav en mer effektiv hantering av granskning- och godkännandeprocessen.
  • Den inbyggda revisionshanteringen i COMOS fungerar bra, och ger en distinkt revisionshantering av alla enskilda dokument i projekt.
  • Minimerande av manuell hantering av dokument mellan SAP och COMOS har höjt kvalitén på informationen.
Robert Velén
Robert VelénSenior Specialist Consultant & Team Leader
Tel: +46 (0)31 380 21 16